Waarom EHB cliëntenonderzoek uitvoert

Wat is de Wwft?

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht onder meer administratiekantoren en belastingadviseurs om cliëntenonderzoek uit te voeren en ongebruikelijke transacties te melden. Het doel is te voorkomen dat financiële en zakelijke dienstverlening wordt gebruikt om geld met een illegale herkomst te verbergen of terrorisme te financieren.

Het cliëntenonderzoek is een normale wettelijke controle. Dat wij gegevens bij u opvragen, betekent niet dat wij u van iets verdenken.

Welke gegevens controleren wij?

De omvang van het onderzoek hangt af van de cliënt, de dienstverlening en de risico’s. Wij kunnen onder meer de volgende gegevens vaststellen en controleren:

• de identiteit van de cliënt en degene die namens de cliënt optreedt;
• de bevoegdheid van een vertegenwoordiger;
• de rechtsvorm, activiteiten en eigendomsstructuur;
• de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming of organisatie;
• het doel en de aard van de zakelijke relatie met EHB;
• of een cliënt of UBO een politiek prominent persoon is;
• of personen voorkomen op toepasselijke sanctielijsten;
• waar nodig de herkomst van vermogen of gebruikte middelen.

Wie is een UBO?

UBO staat voor uiteindelijk belanghebbende. Dit is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming of organisatie. Wij mogen niet uitsluitend afgaan op een registratie in het UBO-register. Daarom kunnen wij aanvullende documenten vragen, zoals een aandeelhoudersregister, organogram, vennootschapscontract of statuten.

Wat is een PEP?

Een PEP is een politiek prominent persoon. Voorbeelden zijn ministers, leden van een nationaal parlement, ambassadeurs, bepaalde hoge rechters en bestuurders van centrale banken of internationale organisaties. De regels gelden ook voor bepaalde familieleden en bekende nauwe zakelijke relaties van een PEP.

Een PEP-status betekent niet dat iemand wordt verdacht. De wet verlangt wel dat wij aanvullende maatregelen nemen, waaronder onderzoek naar de bron van vermogen en middelen en een intensievere controle van de zakelijke relatie.

Monitoring tijdens onze dienstverlening

Ons onderzoek stopt niet na de kennismaking. Tijdens de dienstverlening beoordelen wij risicogericht of de relatie en de transacties passen bij wat wij van de cliënt weten. Wij letten bijvoorbeeld op wijzigingen in bestuur of eigendom, opvallende kasstromen, ongebruikelijke leningen, grote of complexe transacties en activiteiten met landen die een verhoogd risico kunnen opleveren.

Als iets niet duidelijk is, stellen wij aanvullende vragen en kunnen wij om onderliggende documenten vragen. Het is belangrijk dat antwoorden concreet en waar mogelijk controleerbaar zijn.

Ongebruikelijke transacties

Wanneer een transactie volgens de wettelijke indicatoren ongebruikelijk is, moeten wij deze melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland. De FIU beoordeelt vervolgens of nader onderzoek nodig is. De wet kan ons verbieden om de cliënt te informeren over een melding of over het feit dat een melding wordt overwogen.

Een melding is geen beschuldiging en betekent niet automatisch dat sprake is van witwassen of een ander strafbaar feit.

Risicogerichte aanpak

Wij behandelen niet iedere cliënt op dezelfde manier. Bij een overzichtelijke Nederlandse onderneming met reguliere betaalstromen kan het onderzoek beperkter zijn. Bij bijvoorbeeld complexe eigendomsstructuren, buitenlandse betrokkenheid, veel contante betalingen of onduidelijke geldstromen kan aanvullend of verscherpt onderzoek nodig zijn.

Als wij het cliëntenonderzoek niet voldoende kunnen afronden, mogen wij de opdracht niet aangaan of moeten wij een bestaande relatie mogelijk beëindigen.

Uw medewerking

Wij vragen cliënten om volledige en actuele informatie te verstrekken en wijzigingen tijdig door te geven. Denk aan wijzigingen in bestuur, aandeelhouders, UBO’s, bedrijfsactiviteiten, vestigingslanden of belangrijke geldstromen. Hiermee voorkomen we onnodige vertraging en kunnen wij onze dienstverlening verantwoord voortzetten.

Privacy en beveiliging

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor onze dienstverlening en wettelijke verplichtingen. Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beveiligen en bewaren Wwft-gegevens overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen. Gevoelige documenten, zoals identiteitsgegevens, ontvangen wij bij voorkeur via een afgesproken beveiligde aanlevermethode en niet via onbeveiligde e-mail.

Vragen over ons Wwft-beleid?

Wilt u weten waarom wij bepaalde gegevens opvragen of welke documenten in uw situatie nodig zijn? Neem dan contact op met EHB Administratie & Advies via 0515 820 997 of info@ehb-administratie.nl.