Administratie voor een startende onderneming: zo begin je goed

Bij de start van een onderneming gaat de aandacht vaak uit naar klanten vinden, offertes maken en omzet behalen. De administratie voelt dan al snel als iets voor later. Juist in de eerste maanden leg je echter de basis voor je financiële overzicht. Wanneer je vanaf het begin een eenvoudige vaste werkwijze gebruikt, kost de administratie minder tijd en voorkom je dat belangrijke informatie zoekraakt.

Waarom is een goede administratie belangrijk?

Je administratie is meer dan een verzameling facturen voor de Belastingdienst. Zij laat zien hoe je onderneming er werkelijk voor staat. Een volle bankrekening betekent bijvoorbeeld niet automatisch dat je winst maakt. Een deel van dat geld kan bestemd zijn voor btw, inkomstenbelasting, leveranciers of andere verplichtingen.

Met een actuele administratie kun je vragen beantwoorden zoals:

• Hoeveel omzet heb ik deze maand behaald?
• Welke kosten maak ik en zijn die nog verantwoord?
• Welke klanten hebben mijn factuur nog niet betaald?
• Hoeveel winst blijft er waarschijnlijk over?
• Heb ik voldoende geld gereserveerd voor belastingen?

Wat hoort bij de administratie van een starter?

Welke onderdelen je precies nodig hebt, hangt af van je rechtsvorm en activiteiten. Voor de meeste startende ondernemingen bestaat de basisadministratie uit de volgende onderdelen:

Administratie opzetten in 8 praktische stappen

1. Open een zakelijke bankrekening

Houd zakelijke en privébetalingen zoveel mogelijk gescheiden. Hierdoor worden bankmutaties eenvoudiger te verwerken en zie je sneller welke inkomsten en uitgaven bij de onderneming horen. Betaal zakelijke kosten bij voorkeur rechtstreeks vanaf de zakelijke rekening.

2. Kies een passend boekhoudpakket

Een spreadsheet kan bij een zeer kleine administratie tijdelijk voldoende lijken, maar een boekhoudpakket biedt meestal meer zekerheid. Denk aan doorlopende factuurnummers, bankkoppelingen, digitale bonnetjes, een openstaande-postenlijst en ondersteuning bij de btw-aangifte. Kies niet alleen op prijs, maar ook op gebruiksgemak en de mogelijkheid om met je administrateur samen te werken.

3. Richt je facturatie goed in

Werk met een vaste factuuropmaak en een doorlopende nummering. Vermeld de gegevens die voor jouw facturen nodig zijn en spreek een duidelijke betalingstermijn af. Verstuur facturen snel: werk dat nog niet is gefactureerd, kan ook nog niet worden betaald.

4. Bewaar inkoopfacturen en bonnetjes direct

Maak er een gewoonte van om ieder document meteen digitaal op te slaan of naar je boekhoudpakket te sturen. Alleen een bankafschrift is meestal onvoldoende om vast te stellen wat je hebt gekocht en hoe de uitgave fiscaal moet worden verwerkt.

5. Maak een vaste wekelijkse routine

Plan iedere week een kort administratiemoment. Verwerk documenten, controleer bankmutaties, verstuur openstaande facturen en bekijk welke klanten nog niet hebben betaald. Een kwartier per week is vaak effectiever dan na drie maanden een hele dag proberen te reconstrueren.

6. Reserveer geld voor belastingen

Ontvangen btw is niet automatisch vrij besteedbaar geld. Hetzelfde geldt voor het bedrag dat je later mogelijk aan inkomstenbelasting moet betalen. Werk daarom met aparte reserveringen. Hoe hoog de belasting uiteindelijk wordt, hangt af van je winst en persoonlijke situatie.

7. Houd uren, ritten en privégebruik bij

Een achteraf gemaakte schatting is kwetsbaar. Registreer daarom je gewerkte uren, zakelijke ritten en eventuele privébetalingen of privéonttrekkingen doorlopend. Noteer voldoende informatie om later te begrijpen waarom een rit, uur of uitgave zakelijk was.

8. Bekijk maandelijks je cijfers

Een administratie is pas echt waardevol wanneer je de cijfers gebruikt. Bekijk minimaal maandelijks je omzet, kosten, resultaat, banksaldo en openstaande facturen. Vergelijk de uitkomsten met je begroting en stuur tijdig bij.

Veelgemaakte administratieve fouten bij starters

• Zakelijke en privébetalingen door elkaar laten lopen.
• Bonnetjes pas maanden later verzamelen.
• Alleen naar het banksaldo kijken en niet naar het resultaat.
• Geen rekening houden met btw en inkomstenbelasting.
• Facturen te laat versturen of niet opvolgen.
• Geen uren- of rittenregistratie bijhouden.
• Kosten boeken zonder goede factuur of zakelijke onderbouwing.
• Een boekhoudpakket kiezen zonder na te gaan of het bij de onderneming past.

Zelf doen of uitbesteden?

Je administratie zelf bijhouden kan een goede keuze zijn wanneer het aantal transacties beperkt is en je bereid bent om een vaste routine aan te houden. Begeleiding is verstandig wanneer je twijfelt over btw, zakelijke kosten, investeringen, personeel, de auto van de zaak of de keuze tussen een eenmanszaak en een BV.

Je kunt ook kiezen voor een tussenvorm: zelf facturen en bonnetjes aanleveren, terwijl een administrateur de verwerking controleert, de aangiften verzorgt en periodiek de cijfers met je bespreekt. Zo houd je betrokkenheid bij je onderneming zonder alles zelf te hoeven uitzoeken.

Wanneer schakel je een administrateur in?

Wacht niet tot de eerste aangiftedeadline wanneer je administratie nog moet worden ingericht. Een kort advies aan het begin kan veel herstelwerk voorkomen. Neem in ieder geval contact op wanneer:

• je niet weet welk boekhoudpakket geschikt is;
• je te maken krijgt met buitenlandse klanten of leveranciers;
• je personeel of een zzp'er wilt inschakelen;
• je grote investeringen of financiering overweegt;
• je twijfelt over btw, aftrekbare kosten of privégebruik;
• je onderneming sneller groeit dan verwacht;
• je wilt weten of je prijzen voldoende marge opleveren.

Veelgestelde vragen